Schvalovací systémy

Nasazení elektronického workflow pro různorodé schvalovací procesy

Kolují po vašem podniku dokumenty, které je třeba schválit, a občas se nějaký ztratí? Tvrdí Vám podřízený, že jste mu něco schválil a vy si to nemyslíte? Nebo jen chcete zefektivnit proces?

Tak Vám pomůže jednoduchý schvalovací systém s flexibilně nastavitelným workflow.

Efektivita

  • Přístupné odkudkoliv přes prohlížeč.
  • Jednoduché uživatelské rozhraní.
  • Multijazyčnost.
  • Podpora mobilních zařízení.

Spolupráce

  • Paralelní práce více osob v jednom on-line prostředí.
  • Přehledné zobrazení stavu schvalování.
  • Zastupitelnost schvalovatelů.
  • Historie schvalování.

Workflow

  • Nastavitelné workflow pro různé procesy i uživatele.
  • Variabilita rozhodovacích parametrů.
  • Flexibilní rozhodování dle pravidel schvalování.

Data

  • Různorodost atributů s možností validace.
  • Jednoduchá správa dokumentů (DMS).
  • Přehledné zobrazení předmětů schvalování včetně filtrů.

Vstupy a výstupy

  • Import dat z externích zdrojů.
  • Export dat pro další zpracování.
  • Reportování – tvorba výstupů, zobrazení v grafech, zasílání e-mailem.
  • Automatická upozornění zasílaná systémem na e-mail uživatele.
  • REST API – propojitelnost s jinými systémy.

Rozšiřitelnost

  • Napojení na hardware (čtečky čárových kódů, sannnery) nebo jiný software (OCR).
  • Použitelnost pro různorodé procesy.
  • Možnosti propojení s dalšími produkty.
  • Generování dokumentů dle předem definované šablony s předvyplněnými daty dle tabulky.

Bezpečnost

  • Flexibilní nastavení práv.
  • Pravidelné zálohování.
  • Profesionální technologie.
  • Provoz na vlastním serveru nebo v cloudu.

Úspora

  • Neomezený počet uživatelů.
  • Bez nutnosti instalovat a spravovat drahý SW.
  • úspora času při předávání informací.
  • Minimalizace chyb způsobených lidským faktorem.

Digitalizace procesů ušetří čas a sníží chybovost.

Příklady použití

  • schvalování faktur
  • schvalování nákupů
  • schvalování změn
  • schvalování znění dokumentů
  • schvalování dovolených

Výhody systému

  • Systém běží on-line a je přístupný odkudkoliv.
  • Systém se řídí na základě pravidel schvalování, ne na základě postupu definovaného dodavatelem, který nemusí vyhovovat každému.
  • Můžete nastavovat pro každého uživatele jiná pravidla schvalování.
  • Není třeba Vaše potřeby přizpůsobovat existujícímu postupu definovanému zvenčí, ale proces přizpůsobíte konkrétnímu uživateli.
  • Nenastavuje se jednotný proces pro všechny (ředitel nemá stejné postavení jako řadový zaměstnanec).
  • Pravidla lze upravovat a nastavovat dle různých parametrů.
  • V jednom systému je možné mít více schvalovacích modulů (schvalování návrhů, schvalování dovolených, schvalování faktur).
  • Možnost rozšiřování a propojování do větších systémů.

Jak to funguje?

  1. Zákazník nám představí proces, který by chtěl převést do systému.
  2. Ve spolupráci se zákazníkem definujeme:
    • předmět schvalování včetně informací o něm uchovávaných a dokumentů k němu přikládaných,
    • proces schvalování včetně jednotlivých úrovní a parametrů, dle kterých se proces řídí,
    • skupiny uživatelů,
    • potřeby výpisů a filtrů,
    • práva pro jednotlivé skupiny (popř. uživatele).
  3. Nastavíme produkt dle definovaných požadavků.
  4. Předáme produkt zákazníkovi a ten může začít pracovat.

Doplňkové služby

  • Import dat z původních dokumentů.
  • Speciální zákaznické moduly.
  • Propojení s dalším hardwarem/softwarem (scannery, OCR atp.).
  • Nastavení reportů.
  • Příprava specifických výstupů.

Zaujal Vás tento produkt? Kontaktujte nás!